Хочу поделиться проблемой. И попробовать с вами ее порешать. Есть проект, огромный проект, множество подразделений бизнеса, масса внутренних команд в проекте, крайне сжатые сроки и много людей. Задача — всем этим управлять. Любая книга по управлению проектом скажет — делегируй, контролируй. В целом, соглашусь, но есть нюансы. Даже если ты делегируешь, то нужно контролировать. А в реалиях существует множество связей как линейных, так и вертикальных, когда нужно выполнять задачи различного характера. Чтобы делегировать нужно быть уверенным в людях, а далеко не всегда получается найти таких людей.
Что происходит. Многие задачи просрочены, какие-то забыты, отложены и так далее. Возникает это по простым причинам: забывчивость, огромное количество самих задач, отсутствие коммуникаций. Кто-то забыл сказать, кто-то забыл сделать, кто-то решил сделать не в тот срок, который нужно и прочие весьма очевидные причины.
Вариант решения, который я вижу. Единый огромный интеграционный план в MS Project. Причем не просто план верхнего уровня, а детальный, до каждого человека и задачи. В каждой задаче должна стоять актуальная продолжительность, зависимости от других задач, включая межкомандные, конкретные ответственные за выполнение задач. Чтобы такой план не разъехался, с каждой команды назначается один ответственный за всю команду по ведению плана по каждой задаче/человеку. Например, на еженедельной основе ставить статус выполнения. Если появляется новая задача или изменение сроков по существующим задачам, то это сразу же вносится в план. Причем вносит ее ответственное лицо, то самое единственное на команду. Сразу же определяются сроки, зависимости и влияние. Ни одна задача не должна быть выполнена вне плана, иначе это приведет к нарушению всей концепции.
Четкое структурирование плана позволит и самим исполнителям видеть объем работы на неделю, что немаловажно в сложных проектах. В противном случае, люди будут делать работу ради работы, не видя результатов. Главное не обманывать самих себя и, если задача заняла больше/меньше времени, то вносить это изменение в план.
С помощью зависимостей всегда можно отследить, какие задачи ты должен сделать для других команд. Это позволит не забыть и сделать работу вовремя, тем самым избежать конфликтов.
Чтобы люди не забывали про план, а такое имеет место быть, рекомендую ответственным лицам делать отчет на недельной основе в MS Project – задачи на неделю. Из этого отчета делается рассылка с задачами каждому ответственному за задачу человека с указанием сроков исполнения. Например, можно назначать задачу в MS Outlook. Так человек не забудет, что нужно сделать, а, сделав, отчитается.