Настрой-ка командировок. Часть 3

Сладкая. О деньгах. Как много работать и заработать тысячу рублей я расскажу в следующих сериях нашей мыльной оперы, а сегодня мы обсуждаем авансовые отчеты, затраты на командировку.

Съездили мы в командировку, осмотрелись, работу поработали, вернулись, расслабились. А тут бухгалтерия требует в трехдневный срок авансовый отчет, иначе из заработной платы удержат. Мы же люди ленивые, нам проще настроить систему и из нее авансовый распечатать, чем каракули выводить на бумаге. Это я про себя. Нам нужно настроить учет затрат, формирование авансового отчета.

Сначала мы настраиваем Trip Provision Variant, где мы задаем основные параметры учета командировок для компании или ее подразделения. Для этого мы идем в IMG: Travel Expenses — Master Data — Control Parameters for Travel Expenses — Define/Delete/Copy Trip Provision Variants. Далее в признаке TRVCT указыем для какой компании какой вариант использовать. И следующим шагом в SPRO задаем основные параметры.

Начнем с учета затрат. Основной настройкой является статья затрат/категория расходов или еще как назовите. Это та строчка расходов в авансовом отчете, которую мы пишем с указанием израсходованной суммы. Например, билеты, гостиница, суточные и прочие расходы. Расходы могут быть возмещаемыми и невозмещаемыми, могут быть с нормами и без, могут проводиться через заработную плату и нет. Нам сейчас важно сделать правильные статьи расходов. Следом мы привяжем статьи к символическим счетам, которые имеют ту же природу, что и символические счета для проводок по заработной плате. Символические счета, как вы уже могли догадаться, будут связаны с финансовыми счетами. Проводки работают почти также, как и зарплатные с небольшими исключениями и другими кодами транзакций. Все пощупаем.

IMG: Travel Expenses — Master Data — Travel Expense Types — Create Travel Expense Types for Individual Receipt. Здесь мы создаем виды командировочных расходов, которые работник будет вводить в авансовый отчет.

Travel Expense Cat — категории фиксированы, свою добавить нельзя.

Provider Category — также фиксированы, нужны для интеграций.

Нам здесь важно Amounts are — способ компенсации расходов. Каталог статьей расходов нужно привести в соответствие с политиками компании. Изначально в системе приведено избыточное количество статьей, поэтому можно смело поудалять лишнее.

Если у вас активировано бизнес-расширение FIN_TRAVEL_LOC_1, то в разделе Reimbursement Amounts for Meal для варианта 33 можно настроить компенсацию суточных для местных командировок и зарубежных.

Далее настраиваем привязку расходов к видам оплаты. Если у вас не используется заработная плата в САП, то виды оплаты все равно нужны. Например, в стандарте используются виды оплаты группы MJ**, которые не существуют. Но для сохранения логики работы системы их нужно прописать, чтобы потом можно было привязать символические счета. Это выполняется в разделе Wage Types For Interfaces — Assign Wage Types to Travel Expense Types for Individual Receipts.

В разделе Transfer to Accounting мы прописываем связь видов оплаты с символическими счетами и счетами затрат.

Следует обратить ваше внимание на формат указания символических счетов для управления командировками. Если в проводках по заработной плате существует отдельная таблица, где мы создаем символические счета, в другой таблице привязываем виды оплаты к счетам, а потом связываем счета с главной книгой, то здесь немного иначе. Символические счета носят виртуальный характер и определяются тремя символами в колонке Symb.E. Первый символ определяет сторону проводки: + дебет, — кредит. Второй и третий и есть код символического счета.

Шагом ниже мы видим привязку символических счетов к элементам затрат в контроллинге.

Сделали вид, что настроили. Надо проверить, как все это работает.

Для ввода авансового отчета у нас есть три решения: транзакция PR05, приложение SAP Travel Expense, портал. Пользователям нравится портал, поэтому будем работать через него. Остальное все идентично за исключением настроек инфраструктуры для мобильного приложения.

Открываем стандартную роль SAP_FI_TV_WEB_ESS_TRAVELER_2 и создаем Travel Expense.

Обратите внимание, что у нас появилась некоторая схема как обязательное поле (внизу). Схема это очередная настройка, которая определяет какая это командировка. Например, внутренняя в городе, внутри страны, международная или еще какая. Она позволяет разделять виды расходов для каждого вида командировки, определять форматы экранов и прочие управляющие вещи. Настраивается это дело в SPRO: Travel Expenses — Dialog and Travel Expenses Control — Dialog Control — Define Schema and Individual Field Control.

На следующем экране система уточнит данные командировки. Если у вас активировано расширение для России, о котором я писал выше, то появится новое поле Reference Date. Эта дата используется в России для определения курса ЦБ для конвертации валюты в рубли, а также для определения, в каком периоде делать проводки.

Переходим к вводу расходов (Enter Receipts).

Здесь все достаточно очевидно за одним исключением. Система позволяет через мобильное приложение (то самое SAP Travel Expense) фотографировать и вводить расходы, которые потом можно импортировать сюда. То есть, с телефона мы оформили расходы, отправили на сервер. А тут можно их получить, тем самым не вводя два раза информацию. Некоторое удобство.

Как только мы перейдем к следующему шагу, система покажет общую сумму расходов, которые будут включены в авансовый отчет и возмещены. Суточные посчитаются автоматически.

В транзакции PR05 мы увидим эту сумму (транзакция относится к backend интерфейсам). Здесь же можно ее утвердить. Обратите внимание на статус — To be settled. Это означает, что после утверждения данную командировку можно будет отправить в финансы.

Дальнейшая работа происходит в ERP части. Нам нужна роль SAP_FI_TV_TRAVEL_MANAGER_2. Последовательность шагов следующая:

1. Утверждение авансового отчета (транзакция PRAP)
2. Формирование пакета для проводки (транзакция PREC)
3. Создание прогона проводки (транзакция PRFI)
4. Деблокирование прогона проводки (транзакция PRRW)

Утверждение авансового отчета может быть организовано также через workflow, мобильное приложение, бэкенд часть, автоматически. Рассмотрим на примере отчета в транзакции PRAP. Выглядит наглядно и просто.

Создание пакета для проводки (Settlement) выполняется одним шагом. Недостойно рассмотрения.

А вот с проводками все интереснее. Попробуем без настроек запустить. У меня выдает вот такую ошибку.

Первая ошибка это про кредитора. Его нет в системе в модуле финансы, поэтому система не может сформировать проводку. Давайте создадим в транзакции XK01. Перезапускаем и эта ошибка уходит. Осталось что-то странное.

Два дня пытался понять что случилось. Рассказываю. В налоговой схеме в модуле финансы есть такая штука, как возможность привязать налоговые коды, а внутри них и ставки к регионам внутри страны. Так в США в каждом штате свой процент налога с продаж. В России такого нет. Я когда создавал командировку, то использовал США как страну отправитель и настройки скопировал с США. В Provision Variant у меня стояла страна США. Поэтому система добавляла регион PA (Пеннсильвания), дальше бежала в настройки для России и не находила такого региона. Я поправил настройки, указал везде России, и теперь при создании авансового отчета код региона не проставляется, так как у нас нет таких законов. Поэтому я сделал такую же командировку и пытаюсь ее провести еще раз.

Как вариант еще, можно отключить учет налогов. Travel Management — Travel Expenses — Master Data — Control Parameters for Travel Expenses — Define Global Settings. Убрать Input Tax.

Итак, запустили проводки, все зелененькое. Теперь идем в транзакцию PRRW. Это аналог PCP0, где мы видим всем прогоны, деблокируем или сторнируем их.

Прежде чем запускать продуктивную проводку по кнопке Post, я рекомендую проверить все. Для этого есть кнопочка Check, которая проверит техническую часть. Например, вот что мне выдала система. Как вы думаете, стоит ли нажимать Post?

Началось в колхозе утро. Идем в транзакцию S_ALR_87003642 и открываем период. В транзакции KA01 создаем элементы затрат. В добавок создаем несколько диапазонов номеров для контроллинговых документов в транзакциях SNRO и KANK. Система намекнет.

Проверим?

Для печати авансового отчета используется транзакция J3RALFAO1. Только я вам про нее ничего не скажу, так как надо ее настраивать спецам по финансам, а я больше по плюшкам.

Полезно?