Подготовка к проекту внедрения SAP HCM для бизнеса

Данная заметка адресуется бизнесу, заказчикам, которые начинают думать о проекте внедрении новой системы, будь то SAP или не SAP. Мне удалось поработать со стороны заказчика, со стороны консалтинга (не только SAP), что дает чуть более широкое понимание проблем с обеих сторон. Хочу также отметить, что проблемы, или, давайте назовем это задачами, одинаковые для любой страны. Я могу судить по работе на проектах в США, Норвегии, Венгрии, России.

Практически все заказчики декларируют основной задачей внедрения системы унификацию процессов, документооборота и методологии. Внедрение системы должно решить задачу унификации, так как в рамках проекта появляются внешние стимулы в виде консультантов и ограниченного бюджета проекта, когда нужно быстро поменяться и однообразиться. Заказчик по умолчанию ждет от консультанта лучших практик, которых не существует. Давайте будем честным — лучшие практики это то, как бизнес уже дорос до своего текущего состояния. Нельзя перенести практики одной компании на другую, это будут не лучшие практики, а практики той, другой компании. Но это удобно, так как позволяет посмотреть, точнее подсмотреть, а как же сделано у других. Человеческое любопытство, когда сам придумать не можешь, поэтому идешь за идеями к соседу и их улучшаешь под себя.

В рамках проекта внедрения SAP HCM консультанты опираются на задачи проекта и требуют бизнес унифицироваться. Получается такая ситуация, когда бизнес самого себя просят самостоятельно устаканиться и отдать за это деньги чужим людям. Я также в свое время мотивировал себя ходить в спортзал — раз заплатил, то «нуна ходить». Сама по себе унификация тоже не очень понятный процесс. Представьте большой бизнес, где множество компаний, разные функции, разная иерархия управления. Простой пример: крупный завод на десятки тысяч персонала и малюсенькая компания с продавцами продукции на экспорт. И это все в рамках одного объема проекта, где должны быть унифицированные процессы, документы и методики. Для одних мельчайшее изменение аукнется численностью, фондами, эффективностью закрытия периода, другие вовсе не заметят. А упразднение одной из премий для первых пройдет просто другим видом начисления, а вторым может похоронить мотивацию продавцов. Потому что унификация.

Отчетность, особенно внутренняя, является еще одним камнем в огород обеих сторон. Бизнес говорит, что нужны отчеты, обычно в установленных формах, а консультанты предлагают «какие-то странные выгрузки из системы в кривом формате». Возникает конфликт устоев и прогресса, в котором обычно побеждает сложившаяся практика на предприятии по документообороту. Если справка по физобъемам должна лежать каждое утро у начальника цеха на столе, то никакая система не поможет пока начальник не начнет открывать систему по утрам. На западе такая практика встречается реже, когда заказчик требует формирование бумажных отчетов. Люди работают с современными технологиями дольше и больше, поэтому безбумажный документооборот развит и проекты запускаются проще. Разумеется, что это не касается законодательной отчетности.

Методология это самый большой объем работы на проекте. Скажу по секрету, что часто говорят о необходимости унифицировать процессы, а на практике процессы занимают процентов 10 от реальной работы по унификации. Основное это бумажки и расчеты, и зачастую это связано с требованиями законодательства, в то время как процессы практически не регламентируются законами. Под методологией я понимаю алгоритмы расчета тех или иных величин, правила заполнения отчетов и выходных форм. На входе в проект заказчик любит оперировать цифрами 80/20, 70/30 или иными конкретными величинами измеряющими результат унификации. С одной стороны какая разница сколько будет видов оплаты, ведь это всего лишь справочник? А с другой стороны необходимо на всех уровнях понимать что такое фонд оплаты труда, что такое затраты на персонал (это понятие обычно шире, чем фонд оплаты труда). В моем понимании идеальная унификация стремится к нулю, к упрощению до максимального уровня, не противоречащего закону и целям бизнеса.

В рамках проекта, когда дело доходит до унификации методологии, возникает множество сопряженных с HR вопросов из области налогового учета, экономики предприятия, бухгалтерского учета, юридической. Часто у этих областей нет единого держателя, который может со своей высоты принять решение о единообразии. Каждое подразделение варится в своем соку, что вскрывается на обсуждениях того же каталога видов оплаты (прошу прощения за банальный пример, но это самое больное место во всех проектах по SAP HCM).

В западной практике я встречал такой подход. Есть основная часть заработной платы — оклад или тариф. Его формирование устанавливается по единому алгоритму для всех категорий сотрудников независимо от способа учета и характера работы. Эту базовую часть все подразделения понимают одинаково. Мотивационная часть (премии, надбавки, доплаты) формируется из нескольких основных видов начислений, которые называются общими словами (например, «Премия за результат», «Премия за качество», «Надбавка за условия труда» и пр.), а что внутри этих начислений отдается на откуп каждому подразделению. Так «Премия за результат» у продавцов содержит один смысл, у рабочих другой, у ТОПов третий. И неважно как считается эта величина. С точки зрения управления персоналом это одна сумма, которая должна быть рассчитана и предоставлена ответственным подразделением. Как это подразделение рассчитает и управляет этим начислением никого не волнует, так как это прямая ответственность руководителя этого же подразделения. Такое решение идеально вписывается в концепцию унификации: количество алгоритмов в зоне внимания HR минимально, мотивация каждой группы персонала определена в зоне соответствующего предприятия или подразделения, понимание фонда единое у всех, головная боль HR стремится к нулю, так как функция децентрализована. Отсутствие автоматизации? Отнюдь. Так как каждое подразделение или предприятие живет в своем темпе (своя система мотивации, свои показатели, свои скорости работы и оценки результатов), то каждое подразделение самостоятельно озабочено инструментарием для эффективного выполнения этой функции. Кому-то достаточно Excel раз в год, а другим нужна онлайн интеграция с производственными системами. Но эти задачи переходят в зону ответственности этого подразделения, и оно лучше HR знает как выполнить эту задачу эффективно.

Подготовка к проекту внедрения SAP HCM. План мероприятий:

• Сломайте, чтобы построить. Этот подход часто используется в задачах по построению интеграции между системами. Отключите одну систему и посмотрите, что произойдет. Если ничего не произойдет, то эта система или связь не нужны. На практике это означает планомерное отключение (избавление) шагов по передаче отчетов из одного подразделения в другое, сокращение использования тех или иных справочников (виды оплаты, графики, временные данные, НСИ). Очень часто при новом внедрении системы бизнес хочет перенести все что есть. Но никто не может сказать для чего. Множество аналитик были реализованы по тем или иным причинам годы назад для конкретного случая, который уже неактуален, но эту аналитику все еще продолжают заполнять по инерции. Какие управленческие решения принимаются сегодня на основании этой аналитики?
• Формирование отчетов и документов зачастую связано с тем, что люди, которые получают эти документы, не оснащены автоматизированными рабочими местами. Наиболее типичный примером может служить бюро пропусков и служба безопасности. Вечные заявки на бумаге за подписью ответственного должностного лица. Может стоит дать им возможность иногда играть в пасьянс на ПК? Стоимость автоматизированного рабочего места может оказаться дешевле бумажного документооборота.
• Процессы. Пожалуй это самое популярное слово при внедрении. Все хотят упростить, унифицировать процессы. Если посмотреть на процессы после внедрения SAP и до, то отличий будет не так много, сколько было шума вокруг этого. Унифицировать процессы без привязки к системе очень просто. Берем самый простой вариант процесса и самый сложный (как выше в примере с заводом и продавцами). Смотрим чем они отличаются (с большой степенью вероятности отличия будут в количестве коммуникаций и выходных формах), приводим процессы к наисложнейшему по всем предприятиям. А потом откусываем шаги согласно первому принципу «сломайте, чтобы построить». Не нужно строить красивых диаграм и поэм — в реальной повседневной жизни никто не заглядывает в эти многотомники. Простая табличка в Excel поможет.
• Бумажки. Вторая после методологии больная тема. Бумажки это все то, что не нужно закону. В одной компании был проведен эксперимент с изъятием принтеров. Люди физически не могли напечатать документы. Через полгода количество документов по электронной почте сократилось в разы. Вместо «где отчет?» стал возникать вопрос «где посмотреть?». Я верю, что есть документы, которые нельзя унифицировать. Например, дополнительные соглашения к трудовым договорам. Достаточно переработать документы по наиболее массовым случаям и их унифицировать и автоматизировать. Все остальное вынести за рамки проекта и унификации как в ситуации с премией за результат. При массовом подборе и найме в розничном бизнесе документы легко унифицируются и автоматизируются, но зачем это делать для промышленных гигантов?
• Люди и проект. Это самая щепетильная тема. Любой управленец знает, что люди болезненно воспринимают изменения. Даже перестановку стола в кабинете можно считать за объявление войны, неуважение к отданным предприятию лучшим годам жизни. Начиная проект по внедрению такой системы, а это большой проект, каждый его участник со стороны бизнеса морально чувствует, что это временно и против него. Даже руководитель проекта имеет опасения, что после проекта его роль завершится, и он станет не нужным предприятию. Перед стартом проекта у людей должно быть четкое понимание, что с ними случится после завершения проекта. Любой проект это стресс, это дополнительная работа, которая отличается от привычной. Многие участники проекта рассматривают это как допнагрузку, которая никак не компенсируется. Стоит заранее подумать о мотивации людей работать в проекте эффективно, а не из под палки «иначе уволим».
• Коммуникации или «а поговорить». Многие руководители стали руководителями потому, что они начали или умели разговаривать. Правильно формулировать и доносить свои мысли до собеседника. Когда начинается проект, то об этом забывают. Проект подразумевает вовлечение большего количества людей, чем мы привыкли видеть ежедневно. Появляется новый барьер, который нужно преодолеть, чтобы достичь результата. Но вот незадача — нет мотивации. Зачем идти и разговаривать с кем-то, если лично мне это ничего не даст. Со своим руководителем или подчиненными — всегда пожалуйста, так как стимулы понятны. А тут совершенно другие люди (как в бизнесе, так и внешние консультанты), результаты общения с которыми не предвидят никакой мотивации. В итоге мы видим постоянный недостаток информации у всех участников проекта на всех уровнях. Чтобы снизить потенциальные риски из-за коммуникаций еще до проекта нужно выстраивать правила общения. Не формальные регламенты кто, куда, зачем и когда, а нечто иное. На практике это может быть организация проектных инициатив, которые в стратегическом плане приведут самих участников к пониманию необходимости внедрения новой системы. Раньше на предприятиях были такие штуки как «рацухи» — рационализаторские предложения, реализация которых сделает предприятие или процесс в чем-то лучше. Это и есть проектная инициатива, которая может вовлечь большое количество людей без объявления проекта, подготовив тем самым и команду, и бизнес к изменениям.