Перерасчеты в SAP HR для начинающих

«Не нужно бояться перерасчетов», — гласила презентация, найденная в Сети. Действительно, при переходе на расчет заработной платы в SAP многие расчетчики начинают «бояться» перерасчетов в SAP. Тому есть несколько причин.

Как правило, многие системы, в которых работали люди до SAP, были построены как документоориентированные системы. Первичным был документ, будь то документ начислений, удержаний, документ табеля, документ расчета. В крупных компаниях, где ИТ-системы формировались долгие годы, встречаются решения, когда перерасчеты нужно было делать вручную и оформлять отдельным документом. Консультант SAP привык, что перерасчет это нормально, свободно оперирует словами «сейчас перерасчитаем всех». У бухгалтера появляется легкий шок на лице, так как руки еще помнят, что такое ручные перерасчеты.

Вторая, менее эмоциональная причина — это возникновение дополнительных строчек в расчетном листе, которые нужно объяснять работникам. Консультантам этого не понять, так как они практически никогда не общаются с простым рабочим, который считает каждую копейку. Консультанту надо обновить базы, «положить вид в кластер», «создать технический вид» — все очень умно звучит и еще больше пугает простого бухгалтера. Каждый перерасчет, отраженный в расчетном листе, «в плюс или в минус», вызывает вопрос у работника: «Что же мне посчитали неверно?» Вполне резонный вопрос, следует заметить. Так как бухгалтер в начале своего опыта работы с системой еще плохо представляет, как устроен внутренний механизм перерасчетов, как найти и объяснить причину возникновения перерасчета, то бравирование консультанта его только пугает.

Самая неэмоциональная причина, с которой пришлось столкнуться на одном из проектов — это возникновение отрицательных разниц. Такое бывает только в начале проекта, когда система откровенно недонастроена, не протестирована. Первые месяцы расчеты идут корректно, люди получают деньги, вопросы не задают. А затем обнаруживается, что все это время что-то считалось неверно. Например, средний заработок, который обычно составляет существенную часть фондов оплаты труда. Система выполняет перерасчет заработной платы за прошлые периоды и работник «уходит в минус». Из-за неверных вычислений в предыдущих месяцах выплаты были завышены настолько, что в текущем периоде вся зарплата была удержана для компенсации перерасчета. Нехорошая ситуация, работник должен компании существенную сумму денег. Все это отягощается тем, что по российскому законодательству нельзя удерживать более 50% от суммы заработной платы и то, в ограниченных случаях. Технически в системе нельзя ограничить именно сумму удержания в результате перерасчета.

Перерасчеты в системе — это стандартное решение, которое автоматически (акцентирую на этом внимание) распознает изменения, существенные для расчета заработной платы, и перерасчитывает заработную плату с момента возникновения такой причины. Расчет ведется по алгоритмам того времени, когда возникло событие. Разница, сформированная в результате перерасчета, выплачивается/удерживается и проводится в текущем расчетном периоде. Весь процесс автоматизирован и запротоколирован в системе. Всегда можно увидеть, что было посчитано до перерасчета и после перерасчета. Есть понятия «для-периода», «в-периоде», о которых мы поговорим позже. В части перерасчета, есть ограничение для учета рабочего времени, где система не хранит историю изменений данных в балансах времени (кластере оценки времени), а всегда содержит только актуальную информацию.

Чтобы обезопасить себя на первых порах работы в системе могу порекомендовать две простые вещи:

• перед запуском расчета заработной платы формируйте отчет по инфотипу 0003 «Статус расчета», чтобы увидеть, по каким людям система будет запускать перерасчет. Отчет делается с помощью оперативного запроса по полю «Дата последнего изменения». Так вы сможете увидеть «необычные» случаи с очень далекими перерасчетами;
• чтобы понять, почему возник перерасчет (почему система изменила дату в ИТ0003 и будет запускать перерасчет), попросите администраторов включить протоколирование изменений в инфотипах. Как только вы видите необычный случай перерасчета, то с помощью протокола изменений инфотипов по сотруднику можно понять кто, что и когда изменил. Вполне безобидный случай, как ограничение выплаты, которая была мигрирована в ИТ0014 с даты старты системы, а сейчас нужно ее ограничить, вызовет перерасчет с даты начала записи (начала старта системы). Такие случаи можно распознать и вручную изменить дату в ИТ0003, чтобы избежать лишних вопросов;
• во время моделирования расчета заработной платы или после первого расчета, формируйте расчетные листы «для себя». Попросите сделать вам такой расчетный лист, в котором будут отражены все строчки перерасчета с указанием, за какой период был перерасчет. Пусть это будет большой листок, даже больше одной страницы, но он поможет вам понять, что случилось и дать корректное объяснение работнику. Необязательно выдавать такие листочки работникам.

Резюме — перерасчеты, это инструмент, который полностью автоматизирован и не требует ваших трудозатрат. Перерасчеты помогают найти ошибки в системе, что сохранит ваши нервы при выяснении, куда делись десять копеек. Перерасчеты позволяют выплачивать работникам то, что они заработали, так как система перерасчитает сумму выплаты на «правильную, заработанную».