Печать документов через Word Merge

Специально для одного моего заказчика, которому я обещал рассказать как можно напечатать 500 дополнительных соглашений за пару часов. Обещал и нагло уехал в США.

Рассказываю.

Сначала нам нужно сделать простейший оперативный запрос. Например, я сделал вот такой, где указаны только фамилия, имя и компания. Для реального документа нужны поля с суммами из 15 инфотипа, подписанты и прочее – все это можно получить либо стандартными средствами оперативного запроса или через дополнительные поля.

Главное в оперативном запросе то, что одна строчка с данными в отчете равняется одному документу на выходе.

Нажимаем на кнопочку обработки в MS Word, как это показано выше. Выбираем обработку писем в MS Word.

Теперь нас система спрашивает, хотим ли мы использовать уже существующий шаблон или нужно создать новый. Для первого раза я бы выбрал создать новый. Откроется MS Word, где с помощью кнопочки Insert Merge Field можно вставить в нужные места нужные поля из шаблона.

Как только мы навели красоту и порядок, то сохраняем этот документ как шаблонный где-нибудь у себя на диске. Или централизованно на сетевом ресурсе.

Теперь, когда мы запускаем боевой отчет с нашими 500 сотрудниками, то мы уже выберем как на картинке использование существующего шаблона.
Вот так выглядит мой простой шаблончик.

Как видите, он очень простой.

Теперь у нас есть другие волшебные кнопочки:
Edit Recipient List – выбрать данные (записи), для которых должны сформироваться документы. По умолчанию стоят все записи.
Finish & Merge – завершить обработку и сгенерировать документы. Можно сразу отправить на принтер, можно на почту или просто в MS Word файл.

В итоге мы получили два документа (две страницы друг за другом в одном документе) с разными данными на основание нашего оперативного запроса.

Зачастую такой способ гораздо быстрее и проще использовать, чем ждать дорогостоящей разработки програм для печати. Для сложных форм этот способ не подойдет, а для простых всегда пожалуйста. Причем это возможность MS Word, а не SAP. Такие списки получателей (данных) можно просто в MS Excel сделать, а потом оттуда экспортировать в MS Word и напечатать документы.


Организация хранения документов в SAP Digital Personnel File (DPF)

Давно я здесь ничего умного не писал. Исправляю ситуацию.

Вы знаете такие вещи как GOS (Generic Object Services) и ArchiveLink. Если не знаете, то скажите в комментариях – научу. Это сервисы для хранения документов, привязанных к инфотипам или иным бизнес-объектам системы (не только HCM).

Сегодня я хочу вам рассказать про новый старый сервис под названием Digital Personnel File (DPF), который является частью функционала SAP HCM Process & Forms (тоже интересно бы узнать, не так ли?). Это надстройка над SAP Record Management (SRM) – еще одной классной штукой – управлением записями. Суть сервиса заключается в структурировании документов и хранении их в виде записей, которыми можно управлять. Внешне это еще одна надстройка, как и GOS, но со своими функциями. Управление в SRM, хранение в ArchiveLink. Тесная интеграция с P&F (Process & Forms) в части сохранения приложенных на любом шаге процесса документов.

Звучит фантастически. Пощупаем?

Читать далее


SAP Document Builder

Всем привет!

Хочу вам представить моего друга – лучшего специалиста по OM-PA из тех, что я знаю на рынке СНГ – Роман (metha). Рома любезно согласился поделиться своими знаниями в области новых подходов к формированию документов в HCM (и не только) с помощью SAP Document Builder. Посмотрите!

Всем привет.

В составе SAP Business Suite Foundation есть такой замечательный компонент SAP Document Builder (CA-GTF-DOB), не требующий отдельного лицензирования.

Основной посыл CA-GTF-DOB это подготовка, утверждение и хранение корпоративных бизнес-документов формата: MS Word 2007+, Adobe PDF (with active forms), HTML over XSLT.

Для использования MSWord формата никакого дополнительного сервера компоновки документа не требуется – все выполняется средствами ABAP, но для PDF и HTML потребуется обязательно установить и настроить ADS сервер.

По умолчанию CA-GTF-DOB доступен и бесшовно интегрирован для систем PPS (Public Sector) и CRM/SRM for Public Sector.

Читать далее


Проект приказа в SAP

Поделитесь своими соображениями на тему реализации проектов приказов по кадровому блоку в SAP? Вариант “не надо делать” не рассматриваем. Проект приказа, это задача, в которой нужно один раз ввести данные приказа, распечатать, подписать и по кнопке “провести все в системе”. Как в документоориентированных системах вида 1С.

В своем опыте я встречался с несколькими идеями и реализациями проекта приказа:

  • В рамках мероприятия все инфотипы вводятся блокированными. После подписания приказа они разблокируются (по дате/GUID/иному ключу).
  • Создается отдельная программа-обертка наподобие PDF форм, где пользователь заполняет все поля приказа, а после подписания, данные из формы формируются в пакетный ввод для создания мероприятия.
  • Приказ создается стандартно, но в 298 стоит срок подписания приказа. Если приказ не подписан к такому-то числу, то в фоне ночью удаляется все мероприятие.

Еще идеи?

Обновление: вот здесь коротко изложена идея, как с помощью механизма SAP Process & Forms можно реализовать подобное

Используем все возможности SAP HCM для бизнеса

А здесь Роман делится с нами, как можно к этому же процессу прикрутить печать любых выходных документов с помощью SAP Document Builder.


Техническая проверка документов проводок

Есть такая волшебная программка у САП RPCIP_TRANSFER_CHECK, которую САП рекомендует запускать каждый расчетный период (согласно документации). Она пробегает по всем прогонам проводок со стороны HR и сверяет с наличием документов в FI системе. Удобно, когда в компании есть много межрасчетов с проводками, много исполнителей и вообще человеческий фактор – прогон проводок запустили, сделали передачу, а что-то не доехало до FI системы. HR об этом не узнает, а базис может не отслеживать все IDOC. А так можно запланировать программку отправлять вам результат проверки на почту и быть в курсе событий.