Книга

Настрой-ка командировок. Часть 3

VirVit One comment

Сладкая. О деньгах. Как много работать и заработать тысячу рублей я расскажу в следующих сериях нашей мыльной оперы, а сегодня мы обсуждаем авансовые отчеты, затраты на командировку.

Съездили мы в командировку, осмотрелись, работу поработали, вернулись, расслабились. А тут бухгалтерия требует в трехдневный срок авансовый отчет, иначе из заработной платы удержат. Мы же люди ленивые, нам проще настроить систему и из нее авансовый распечатать, чем каракули выводить на бумаге. Это я про себя. Нам нужно настроить учет затрат, формирование авансового отчета.

Сначала мы настраиваем Trip Provision Variant, где мы задаем основные параметры учета командировок для компании или ее подразделения. Для этого мы идем в IMG: Travel Expenses – Master Data – Control Parameters for Travel Expenses – Define/Delete/Copy Trip Provision Variants. Далее в признаке TRVCT указыем для какой компании какой вариант использовать. И следующим шагом в SPRO задаем основные параметры.

Начнем с учета затрат. Основной настройкой является статья затрат/категория расходов или еще как назовите. Это та строчка расходов в авансовом отчете, которую мы пишем с указанием израсходованной суммы. Например, билеты, гостиница, суточные и прочие расходы. Расходы могут быть возмещаемыми и невозмещаемыми, могут быть с нормами и без, могут проводиться через заработную плату и нет. Нам сейчас важно сделать правильные статьи расходов. Следом мы привяжем статьи к символическим счетам, которые имеют ту же природу, что и символические счета для проводок по заработной плате. Символические счета, как вы уже могли догадаться, будут связаны с финансовыми счетами. Проводки работают почти также, как и зарплатные с небольшими исключениями и другими кодами транзакций. Все пощупаем.

IMG: Travel Expenses – Master Data – Travel Expense Types – Create Travel Expense Types for Individual Receipt. Здесь мы создаем виды командировочных расходов, которые работник будет вводить в авансовый отчет.

travel_expense_1

Workflow: массовая рассылка писем

VirVit No Comments

Друзья. <…> вырезано добрым феем. Третья ночь без сна, музыка в ушах, треск в мозгах. Я обожаю SAP 🙂

Сегодня мы научимся отправлять письма из потока операции (Workflow) на множество адресов электронной почты. Вариантов реализации много.

  1. Создать цикл и отправить
  2. Сформировать строчку из множества адресов, разделенных точкой с запятой, и отправить
  3. Использовать списки рассылки

Мы пойдем по самому сложному и непонятному пути, который нигде толком не описан в сети. В SBWP создаем общий список рассылки, примерно вот такой:

Список рассылки

Простая настройка SAP Workflow для аудита изменений

VirVit 2 комментария

Щепетильная тема, не так ли? Звучная, сложная, манящая, непонятная. Про азы поговорим сейчас, про тонкости – в книге. SAP Workflow или поток операций в простонародии, это инструмент, который позволяет организовать последовательность шагов в единый процесс и контролировать его выполнение. Это неофицильный перевод в моем исполнении. Прелесть потока операций заключается в том, что можно сделать множество путей принятия решений и исполнения потока операций. Если нажал сюда, то случилось это, поэтому надо послать того-то, сохранить запись там-то и написать “всем привет”. Если в кадровом мероприятии все прозрачно – сохраняй и заполняй, никакой власти, то в потоках можно настроить практически любые способы взаимодействия пользователя, системы и вселенной.

Базовая настройка SAP Workflow (активация потоков операций)

Представим, что у нас голая система, где еще никто не успел наследить. По умолчанию все отключено, ничего не работает и потоки не гуляют. Надо исправить это в транзакции SWU3. В идеальном мире нам нужно открыть транзакцию, вверх кликнуть на кнопку генерации, и жизнь наладится. Увы. В зависимости от того, какая у вас версия системы, уровень пакетов и прочее, ваш пользователь, под которым вы запускаете эту транзакцию, может принадлежать или нет группе SUPER. В транзакции SU01 надо присвоить текущему пользователю эту группу. Если ее нет, то создать. Это как бы SAP_ALL для админов.

swu3

Настройка командировок. Часть 2

VirVit 4 комментария

Мы рассмотрели одну часть – создание заявки на командировку. Сама по себе информация, которую мы смогли заполнить на предыдущем шаге, несет в себе не очень много ценности. Рассмотрим процесс с точки зрения системы и нашей жизни. В системе мы создаем заявку на командировку, чтобы обозначить ее период, цель, сумму аванса и отразить потенциальные затраты, чтобы система проверила есть ли бюджет на командировку. Заявку нам по умолчанию утверждает линейный руководитель по оргструктуре, либо ответственный сотрудник, который видит в отчете неутвержденную заявку и ее согласует. Этот процесс можно изменить, так как он построен на потоке операций (WS20000050). Менять поток мы научимся позже, когда будет отдельный курс по потокам операций.

Мы согласовали заявку на командировку. И теперь начинаются различия в процессах. На основании утвержденной заявки мы создаем маршрут командировки или план. В этом документе указывается весь маршрут нашего передвижения, а что еще интереснее, то там указываются и бронируются гостиницы, перелеты, переезды, автомобили. И это все в рамках стандартного решения. Исключение только то, что это решение ориентировано на прямой договор и соответственно доступ к системе Amadeus и немецким железным дорогам. То есть сотрудник сам может выбрать нужные билеты, отель и прочие параметры из системы бронирования. У нас же пока это делается либо вне системы, либо через секретаря, либо внутреннего или внешнего провайдера. Выход я пока вижу только один – писать интеграции с внешними провайдерами (система позволяет это сделать через badi).

Второе полезное свойство заявки на командировку, что после ее согласования можно выполнить проводку для выплаты аванса, если он был затребован.

Третье полезное свойство заключается в том, что данные, которые уже были введены в заявку автоматически копируются в маршрут, в авансовый отчет, если эти документы создаются на основании утвержденной заявки. То есть прослеживается связь между всеми документами и принцип ввода данных один раз.

Настройка командировок в SAP FI-TV

VirVit One comment

Привет. Вам наверное уже скучно тут стало. Ничего нового, интересного. Предлагаю настроить модуль управления командировками. Настраивается с полпинка, стоит ноль (не нужна лицензия), умеет печатать красивые авансовые отчеты и нажимать кнопку “согласованто” через Fiori на мобильнике. Рассматривать будем простые ситуации, чтобы вы поняли куда копать, а потом придумаем усложнения.

Начнем с основ настройки командировок. В командировках есть ряд процессов, таких как согласование командировки (заявка на командировку), приобретение билетов, согласование затрат, печать бумажек, создание отсутствий и перерасходов в HR, проводки в FI. Сегодня мы настроим заявку на командировку. Это тот случай, когда очень хочется на Мальдивы, а согласуют только на Сахалинск. Сотрудник открывает САП и запускает процесс – хочу туда-то в командировку, на столько-то дней, делать работу. Руководитель получает сообщение, усиленно думает и согласует. В системе появляется заявка на командировку, согласованная участниками процесса.